Alur kerja persetujuan faktur untuk bisnis kecil tidak memerlukan rapat panjang, dokumen yang rumit, atau penundaan sebelum penagihan. Ini hanyalah jeda yang dapat diulang antara menyiapkan faktur dan mengirimkannya kepada pelanggan. Selama jeda tersebut, orang yang tepat memastikan bahwa penerima, pekerjaan yang ditagihkan, jumlah, dan informasi pendukung sudah siap.
Kontrol ini membantu melindungi hubungan dengan pelanggan dan membuat penagihan lebih mudah dikelola. Pelanggan yang menerima faktur dengan kontak yang salah, item duplikat, pekerjaan yang telah disepakati tetapi tidak tercantum, atau total yang tidak jelas mungkin perlu meminta klarifikasi sebelum membayar. Memperbaiki faktur setelah dikirim juga dapat menyulitkan penentuan versi mana yang berlaku. Tahap peninjauan yang ditetapkan menciptakan momen pertanggungjawaban untuk menemukan masalah ketika masih lebih mudah diperbaiki.
Tujuannya bukan memperlambat setiap faktur. Tujuannya adalah menentukan faktur mana yang memerlukan perhatian lebih, menggunakan daftar periksa ketepatan faktur yang sama setiap kali, dan memperjelas proses penyerahan untuk pengiriman. Rutinitas ini dapat diterapkan oleh pemilik usaha tunggal, administrator yang menyiapkan faktur, atau tim kecil yang beberapa anggotanya berkontribusi pada pekerjaan pelanggan.
Tentukan siapa yang meninjau setiap faktur
Mulailah dengan menetapkan penyusun dan pemberi persetujuan. Penyusun menyusun faktur berdasarkan pekerjaan yang telah selesai, estimasi, atau permintaan pelanggan yang disepakati. Pemberi persetujuan memeriksa apakah faktur tersebut layak dikirim. Dalam bisnis yang sangat kecil, pemilik dapat menjalankan kedua peran, tetapi keduanya tetap harus menjadi tindakan terpisah: siapkan terlebih dahulu, lalu tinjau secara sengaja sebelum mengirimkannya.
Pilih pemberi persetujuan berdasarkan siapa yang dapat memverifikasi bagian terpenting dari tagihan. Pemilik dapat meninjau faktur yang nilainya besar atau tidak biasa. Pemimpin proyek mungkin paling tepat untuk mengonfirmasi pekerjaan yang telah selesai. Administrator dapat memeriksa catatan pelanggan, tampilan faktur, dan kelengkapan dokumen. Semua orang harus mengetahui siapa yang memiliki keputusan akhir untuk setiap jenis faktur.
Jaga agar aturan persetujuan tetap proporsional
Tidak setiap faktur memerlukan kedalaman peninjauan yang sama. Tetapkan aturan dengan bahasa sederhana untuk faktur rutin dan faktur yang memerlukan perhatian tambahan. Peninjauan yang lebih cermat dapat berguna ketika faktur didasarkan pada ruang lingkup khusus, melibatkan pelanggan baru, berbeda dari estimasi sebelumnya, memuat penyesuaian manual, atau merupakan faktur pertama untuk pengaturan berulang.
Faktur rutin dapat mengikuti daftar periksa yang sama, tetapi persetujuannya mungkin lebih cepat. Jika administrator tidak yakin apakah sebuah faktur perlu ditinjau, buat aturan default yang jelas: tahan faktur untuk pemberi persetujuan yang ditunjuk, alih-alih mengirimkannya terlalu dini. Ritme peninjauan yang dapat diprediksi, seperti pada akhir hari kerja atau selama waktu penagihan yang direncanakan, juga membantu penyusun dan peninjau memahami langkah berikutnya.
Konfirmasi detail pelanggan dan item baris
Inti dari proses peninjauan faktur adalah memeriksa bahwa faktur menyatakan dengan tepat apa yang ingin ditagihkan bisnis dan bahwa faktur ditujukan kepada penerima yang benar. Bacalah seperti pelanggan akan membacanya, bukan seperti orang yang membuatnya. Daftar periksa yang singkat dan konsisten sangat berguna pada tahap ini.
Pertama, konfirmasikan detail pelanggan. Periksa nama pelanggan, kontak penagihan, dan tujuan pengiriman faktur. Pastikan dokumen terkait dengan pelanggan yang benar, terutama ketika organisasi yang terkait memiliki nama serupa atau seorang pelanggan memiliki beberapa proyek atau kontak. Jika bisnis telah menyepakati bahwa orang tertentu harus menerima komunikasi penagihan, verifikasi pilihan tersebut sebelum mengirim.
Selanjutnya, tinjau setiap item baris. Periksa deskripsi, kuantitas, tarif atau jumlah, serta tanggal atau periode yang relevan. Deskripsi yang jelas membantu pelanggan menghubungkan tagihan dengan pekerjaan, produk, atau layanan yang diterima. Jika suatu baris terlalu samar untuk dipahami pemberi persetujuan, kemungkinan besar baris tersebut juga terlalu samar bagi pelanggan.
- Apakah pelanggan dan kontak penagihan yang dituju sudah benar?
- Apakah setiap item baris menjelaskan pekerjaan, produk, atau layanan dengan jelas?
- Apakah kuantitas, tarif, dan jumlah sesuai dengan catatan yang mendasarinya?
- Apakah penambahan, pengurangan, atau penyesuaian dijelaskan jika diperlukan?
- Apakah total mencerminkan item yang ingin ditagihkan oleh bisnis?
- Apakah instruksi pembayaran dan informasi jatuh tempo yang dicantumkan sudah lengkap dan sesuai?
Peninjauan ini bukan hanya tentang perhitungan. Total faktur dapat benar, tetapi tetap menyesatkan jika menagihkan periode yang salah, mengulangi tagihan sebelumnya, atau tidak menyertakan deskripsi yang berguna. Bandingkan dokumen dengan sumber penagihan asli alih-alih mengandalkan ingatan. Untuk pekerjaan berulang, bandingkan dengan siklus penagihan sebelumnya sambil memeriksa perubahan pada ruang lingkup, waktu, atau instruksi pelanggan.
Ketika koreksi diperlukan, kembalikan faktur kepada penyusun dengan catatan yang spesifik. Harap periksa ini kurang bermanfaat dibandingkan Konfirmasikan apakah baris kedua untuk bulan ini atau bulan sebelumnya. Umpan balik spesifik memperpendek siklus revisi dan membantu penyusun memperbaiki draf berikutnya. Setelah direvisi, faktur harus menerima pemeriksaan akhir yang sama agar versi yang disetujui adalah versi yang dikirim.
Periksa informasi pekerjaan atau estimasi pendukung
Faktur harus didukung oleh informasi yang menjelaskan alasan pelanggan ditagih. Bergantung pada bisnisnya, informasi tersebut dapat berupa estimasi yang diterima, catatan layanan yang telah selesai, informasi pengiriman, ringkasan proyek, atau permintaan pelanggan. Pemberi persetujuan tidak perlu membuat ulang pekerjaan tersebut. Mereka membutuhkan konteks yang cukup untuk memastikan bahwa faktur sesuai dengan hal yang disepakati dan telah diselesaikan.
Untuk pekerjaan yang dimulai dengan estimasi, bandingkan faktur dengan estimasi tersebut. Konfirmasikan pelanggan, ruang lingkup, kuantitas, dan jumlahnya. Jika faktur berbeda, identifikasi alasannya sebelum dikirim. Perbedaan mungkin wajar, seperti pekerjaan tambahan yang disepakati selama proyek, tetapi perbedaan tersebut harus dapat dipahami oleh peninjau dan dijelaskan dengan jelas pada faktur jika berguna.
Untuk penagihan berdasarkan waktu atau layanan, verifikasi periode yang dicakup dan apakah pekerjaan telah ditandai selesai oleh orang yang bertanggung jawab. Untuk penagihan barang atau berdasarkan item, verifikasi item dan kuantitas terhadap informasi sumber yang digunakan bisnis. Ini sangat membantu ketika penagihan disiapkan oleh administrator yang tidak hadir dalam pekerjaan itu sendiri.
Pertanyaan persetujuan yang berguna itu sederhana: jika pelanggan menanyakan mengapa jumlah ini harus dibayar, dapatkah tim menunjukkan pekerjaan yang telah selesai, estimasi, atau permintaan yang disepakati tanpa perlu mencari-cari penjelasan?
Simpan bukti secara terorganisasi dengan cara yang sesuai dengan operasional yang ada. Bukti tersebut dapat berupa referensi proyek, catatan pekerjaan yang selesai, atau estimasi itu sendiri. Kuncinya adalah konsistensi: ketika peninjau dapat dengan cepat menemukan konteks pendukung, persetujuan dapat tetap andal tanpa menjadi membebani.
Berhati-hatilah terhadap perubahan pada menit terakhir. Permintaan mendadak untuk mengubah pelanggan, jumlah, atau item baris harus memicu peninjauan baru atas detail yang terdampak. Tujuannya bukan untuk tidak memercayai rekan kerja; tujuannya adalah memastikan bahwa pengeditan yang dilakukan di bawah tekanan tidak memisahkan faktur dari pekerjaan yang diwakilinya.
Kirim dan lacak faktur secara konsisten
Persetujuan hanya bermanfaat jika menghasilkan langkah berikutnya yang jelas. Setelah faktur disetujui, kirim menggunakan rutinitas yang sama setiap kali dan catat bahwa faktur telah berpindah dari tahap persiapan ke penagihan yang ditujukan kepada pelanggan. Hal ini memberi bisnis pandangan bersama tentang faktur yang masih disusun, faktur yang siap dikirim, faktur yang telah dikirim, dan aktivitas pembayaran yang telah dicatat.
Tentukan titik ketika sebuah faktur dianggap disetujui. Ini dapat berupa konfirmasi dari peninjau yang ditunjuk, peninjauan internal yang didokumentasikan, atau pemeriksaan terjadwal yang diselesaikan oleh pemilik. Metodenya dapat sederhana, tetapi harus menghilangkan ketidakpastian. Anggota tim tidak perlu menebak apakah faktur hanya berupa draf atau benar-benar telah disetujui untuk dikirim.
Sebelum mengirim, konfirmasikan bahwa faktur final yang telah ditinjau adalah dokumen yang akan dikirim dan bahwa setiap pesan kepada pelanggan sesuai dengannya. Setelah itu, catat status penagihannya alih-alih menganggap tugas telah selesai. Peninjauan status secara rutin membantu membedakan faktur yang masih perlu disiapkan dari yang telah dikirim atau terkait dengan pembayaran yang tercatat.
Ruang kerja faktur khusus dapat membantu menjaga rutinitas ini tetap terorganisasi. Faktur dari Suite.coffee mendukung penyiapan estimasi, mengubahnya menjadi faktur, mencatat pembayaran, dan melacak status faktur dalam alur kerja penagihan yang jelas. Aplikasi ini juga dapat menggunakan kembali pelanggan, item, dan operasional yang dibuat oleh aplikasi Suite.coffee lainnya, sehingga membantu tim menghindari pembuatan ulang detail penagihan yang sudah dikenal berulang kali.
Jadwalkan peninjauan tindak lanjut singkat atas daftar penagihan. Ini bukan persetujuan ulang atas tagihan awal; ini adalah pemeriksaan untuk memastikan tidak ada faktur yang telah disiapkan tetapi belum terkirim dan catatan pembayaran tercermin secara konsisten. Ketika seseorang menanyakan sebuah faktur, tim seharusnya dapat mengidentifikasi status penagihannya saat ini dan menemukan informasi pendukung yang digunakan selama persetujuan.
Buat alur kerja mudah diulang
Proses persetujuan terbaik adalah proses yang akan digunakan bisnis pada minggu yang sibuk. Mulailah dengan peninjau yang ditunjuk, daftar periksa singkat, dan definisi yang jelas mengenai kapan faktur siap dikirim. Sempurnakan rutinitas ketika pertanyaan atau koreksi yang berulang muncul. Jika peninjau berulang kali meminta referensi proyek, tambahkan hal itu ke daftar periksa persiapan. Jika kontak pelanggan sering tidak jelas, jadikan konfirmasi penerima penagihan sebagai langkah pertama yang standar.
- Siapkan faktur berdasarkan pekerjaan yang telah selesai, estimasi, atau permintaan yang disepakati.
- Periksa pelanggan, item baris, total, dan informasi pembayaran.
- Bandingkan faktur dengan informasi pekerjaan atau estimasi pendukung.
- Minta orang yang ditunjuk menyetujuinya sesuai aturan yang telah ditetapkan.
- Kirim versi final dan perbarui status penagihannya secara konsisten.
Kesimpulan
Tahap persetujuan sederhana sebelum pengiriman memberi bisnis kecil cara yang andal untuk meninjau penagihan tanpa kerumitan yang tidak perlu. Tetapkan tanggung jawab, gunakan daftar periksa ketepatan faktur, verifikasi pekerjaan pendukung, dan ikuti satu rutinitas kirim-dan-lacak. Jelajahi Faktur untuk estimasi, faktur, pembayaran, dan status penagihan yang jelas.