Passen Sie die Kommunikation zu Angeboten, Rechnungen und Zahlungen an und bewahren Sie dabei Dokumentvariablen und private Links.
Bevor Sie beginnen
- Bestätigen Sie die primäre Dokumentsprache.
- Listen Sie nur Kundensprachen auf, die Ihr Unternehmen dauerhaft pflegen kann.
Die geschützte Struktur beibehalten
Rechnungs-E-Mails verwenden das gemeinsame Suite-Layout. Passen Sie Absender und Inhalt an, ohne Variablen zu entfernen, die zur Identifizierung des Kunden oder Dokuments erforderlich sind.
Nach Sprache arbeiten
Prüfen Sie zuerst die primäre Dokumentsprache und fügen Sie anschließend nur die von Ihren Kunden benötigten Versionen hinzu. Leere Felder übernehmen den Plattformtext für diese Sprache.
Den vollständigen Ablauf testen
Prüfen Sie Betreff, Beträge, Daten und private Links, bevor Sie ein echtes Angebot versenden. Der E-Mail-Versand ändert den Dokumentstatus nicht automatisch in „bezahlt“ oder „angenommen“.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie „Einstellungen“ und anschließend „E-Mails“.
- Wählen Sie die Vorlage für Angebot, Rechnung oder Zahlung aus.
- Prüfen Sie zuerst Absender und Inhalt in der primären Sprache.
- Fügen Sie nur erforderliche Sprachversionen hinzu.
- Zeigen Sie Kunden-, Dokument-, Betrags- und Datumsangaben sowie private Links in der Vorschau an.
Abschließende Prüfung
- Erforderliche Variablen sind weiterhin vorhanden.
- Die Nachricht entspricht dem Dokumentstatus.
- Jede gepflegte Sprache wurde geprüft.
Tipp: Der E-Mail-Versand markiert ein Angebot nicht automatisch als angenommen und eine Rechnung nicht automatisch als bezahlt.