Pas communicatie over offertes, facturen en betalingen aan met behoud van documentvariabelen en privékoppelingen.
Voordat je begint
- Bevestig de primaire documenttaal.
- Noteer alleen klanttalen die je bedrijf kan onderhouden.
De beschermde structuur behouden
Invoice-e-mails gebruiken de algemene Suite-indeling. Pas afzender en inhoud aan zonder variabelen te verwijderen die nodig zijn om de klant of het document te identificeren.
Per taal werken
Controleer eerst de primaire documenttaal en voeg daarna alleen de versies toe die je klanten nodig hebben. Lege velden nemen de platformtekst voor die taal over.
De volledige klantreis testen
Controleer onderwerp, bedragen, datums en privékoppelingen voordat je een live offerte verzendt. E-mailbezorging verandert een document niet automatisch in een betaalde of geaccepteerde status.
Stap voor stap
- Open Instellingen en daarna E-mails.
- Kies het sjabloon voor de offerte, factuur of betaling.
- Controleer eerst de afzender en de inhoud in de primaire taal.
- Voeg alleen de benodigde taalversies toe.
- Bekijk een voorbeeld van klant, document, bedragen, datums en privékoppelingen.
Laatste controle
- De vereiste variabelen zijn nog aanwezig.
- Het bericht past bij de documentstatus.
- Elke onderhouden taal is gecontroleerd.
Tip: E-mailbezorging markeert een offerte niet automatisch als geaccepteerd en een factuur niet als betaald.