Maak een duidelijke offerte, leg de verzonden versie vast en bewaar elke latere revisie.
Voordat je begint
- Bereid de klantgegevens en commerciële regels voor.
- Spreek de geldigheid, voorwaarden en besluitvormingsprocedure af.
Het concept voorbereiden
Selecteer de klant, voeg het onderwerp, de geldigheid en de voorwaarden toe en voeg minstens één regel toe. Alleen een ongenummerd concept kan nog worden bewerkt of verwijderd.
De offerte verzenden en vastleggen
Bij verzending krijgt de offerte het definitieve offertenummer, wordt de commerciële momentopname vastgelegd en wordt per e-mail een privékoppeling voor antwoord verzonden. De klant kan de offerte bekijken, accepteren of afwijzen zolang deze nog geldig is.
Reviseren of converteren
Maak een nieuwe revisie wanneer een verzonden offerte moet worden gewijzigd; overschrijf de vastgelegde versie niet. Alleen een geaccepteerde offerte kan worden geconverteerd. De conversie maakt een gekoppeld factuurconcept aan en geeft dit niet automatisch uit.
Stap voor stap
- Open Offertes en maak een concept.
- Selecteer de klant en voeg de titel, geldigheid, voorwaarden en regels toe.
- Controleer de totalen en verzend de offerte om het definitieve nummer toe te wijzen.
- Volg de privékoppeling om de offerte te accepteren of af te wijzen.
- Maak indien nodig een revisie of converteer een geaccepteerde offerte naar een factuurconcept.
Laatste controle
- De verzonden offerte wordt niet meer overschreven.
- De geldigheid en privékoppeling zijn correct.
- De conversie maakt slechts één gekoppeld concept aan.
Tip: Bij conversie wordt de factuur niet automatisch uitgegeven; controleer het nieuwe concept afzonderlijk.