Maak een duidelijke offerte, leg de verzonden versie vast en bewaar elke latere revisie.
Voordat je begint
- Bereid de klantgegevens en commerciële regels voor.
- Spreek de geldigheid, voorwaarden en besluitvormingsprocedure af.
Het concept voorbereiden
Selecteer de klant, voeg onderwerp, geldigheid en voorwaarden toe en voeg minstens één regel toe. Alleen een ongenummerd concept kan nog worden bewerkt of verwijderd.
De offerte verzenden en vastleggen
Bij verzending krijgt de offerte het definitieve offertenummer, wordt de commerciële momentopname vastgelegd en wordt een privéresponslink per e-mail verzonden. De klant kan de offerte bekijken, accepteren of afwijzen zolang deze nog in aanmerking komt.
Reviseren of converteren
Maak een nieuwe revisie wanneer een verzonden offerte moet worden gewijzigd; overschrijf de vastgelegde versie niet. Alleen een geaccepteerde offerte kan worden geconverteerd. De conversie maakt een gekoppeld factuurconcept aan en verzendt dit niet automatisch.
Stap voor stap
- Open Offertes en maak een concept.
- Selecteer de klant en voeg titel, geldigheid, voorwaarden en regels toe.
- Controleer de totalen en verzend de offerte om het definitieve nummer toe te wijzen.
- Volg de privérespons voor accepteren of afwijzen.
- Maak indien nodig een revisie of converteer een geaccepteerde offerte naar een factuurconcept.
Laatste controle
- De verzonden offerte wordt niet meer overschreven.
- De geldigheid en privékoppeling zijn correct.
- De conversie maakt slechts één gekoppeld concept aan.
Tip: Bij conversie wordt de factuur niet automatisch verzonden; controleer het nieuwe concept afzonderlijk.